Asistente virtual, todo lo que debes saber sobre la profesión más buscada en el 2023
¿Qué hacen los asistentes virtuales?
Es una pregunta que suelen hacer la mayoría de personas cuando escuchan el término.
Si te preguntas qué se necesita para convertirse en AV, te lo explicamos de la siguiente manera; un asistente virtual desempeña funciones muy parecidas a la de un asistente administrativo, con la especial característica de que no debe estar presente físicamente en la empresa donde trabaja.
Un AV puede proporcionar varios servicios dependiendo de sus habilidades y necesidades del cliente.
En este artículo, explicaremos qué tareas puede realizar cuando trabaja como asistente virtual y los tipos de servicios de asistencia virtual más populares.
¿Qué hacen los asistentes virtuales?
Como asistente virtual, puede realizar tareas como Servicio al Cliente, concertar citas, programar publicaciones en las redes sociales o crear materiales de marketing.
Algunos asistentes virtuales se especializan en un área determinada, como marketing de contenidos, gestión de proyectos, leyes y hasta medicina.
Algunas de las tareas más comunes de AV son:
Hacer investigaciones en internet
Entrada de datos de clientes
Revisar documentos
Crear presentaciones
Manejo de agenda y calendario
¿Qué habilidades necesita un asistente virtual?
Estas son las tres habilidades principales que necesitas si estás pensando en convertirte en AV
1. Habilidades informáticas
Como asistente virtual, necesitarás dominio en el uso de computadoras y diversos programas como la suite de Microsoft. Saber escribir rápido y con precisión es muy importante para desarrollarse en este puesto.
Además, es importante tener un buen conocimiento práctico de Internet y de las herramientas de correo electrónico.
2. Habilidades de comunicación
Un AV debe comunicarse con clientes en sus tareas del día a día, por lo que debes tener excelente nivel oral y escrito, hazte las siguientes preguntas:
¿Puedes expresarte de forma clara y concisa?
¿Eres capaz de establecer una buena relación fácilmente?
Si es así, entonces posees las habilidades de comunicación básicas necesarias para todos los roles de asistente virtual de alto nivel.
3. Habilidades de gestión del tiempo
Como asistente virtual, es probable que trabajes en múltiples tareas para diferentes clientes al mismo tiempo.
Es por eso que la gestión del tiempo es una habilidad esencial para cualquier persona en este puesto.
Deberás priorizar tu trabajo, mantenerte organizado y cumplir con los plazos.
¿Qué servicios brindan los asistentes virtuales?
Los servicios de los AV varían dependiendo del nicho en el que se encuentren, estas son algunas de las tareas más comunes:
1. Gestión de viajes
Desde agendar tickets de avión, transporte, estadía y recorridos.
2. Gestión de redes sociales
Con respecto a las redes sociales, es muy probable que tu cliente quiera que lo ayudes con el mantenimiento de sus canales digitales
El proceso puede implicar crear y programar publicaciones, responder comentarios y realizar investigaciones de mercado.
La creación de contenido para redes sociales es un trabajo mejor remunerado para los asistentes virtuales que otros tipos de servicios.
Una cosa es si simplemente publicas para un cliente que crea su contenido. Sin embargo, deberías considerar cobrar más si te piden crear contenido desde cero.
3. Gestión de proyectos
¿Eres bueno para realizar un seguimiento de los detalles y completar las tareas a tiempo?
Si es así, entonces tu cliente puede pedirte que administres uno o más de sus proyectos.
Como un gerente de proyecto, podrías convertirse en responsable de crear cronogramas, asignar tareas a los miembros del equipo y proporcionar actualizaciones de estado.
4. Respuesta por correo electrónico y teléfono
Al realizar este trabajo, responderás correos electrónicos y llamadas telefónicas en nombre de tu cliente.
En algunos casos, es posible que debas prestar atención al cliente.
En otras ocasiones, pueden actuar como guardián filtrando las llamadas y pasando solo las verdaderamente importantes.
5. Programación de citas
¿Eres bueno para mantenerte organizado?
Si es así, considera ofrecer este servicio como asistente virtual.
La programación de citas puede implicar programar reuniones, enviar recordatorios y administrar el calendario de un cliente.
6. Soporte administrativo
Con este servicio brindarás soporte administrativo general a tu cliente.
Las tareas pueden variar según el negocio.
Pueden incluir la preparación de informes, la gestión de consultas de los clientes y la gestión de datos.
7. Atención al cliente
Si tiene experiencia trabajando en servicio al cliente, puede utilizar esas habilidades como asistente virtual.
En este puesto, probablemente manejarás las consultas, quejas y problemas de facturación de los clientes.
Es posible que también deba proporcionar información del producto y solucionar problemas técnicos.
¿Cuáles son los servicios de asistente virtual más populares?
Aunque puedes encontrar trabajo en todos los roles anteriores, descubrirás que la mayoría de los propietarios y ejecutivos de empresas contratan un asistente virtual en los siguientes tres servicios.
1. Deberes administrativos
Como sugiere el nombre, las tareas administrativas son todas las tareas detrás de escena que mantienen una empresa en funcionamiento.
Podría implicar llevar la contabilidad y programar citas, como contable, tu cliente necesitará mantener registros financieros, preparar informes y ayuda con el presupuesto.
La contabilidad es una de esas funciones que normalmente requiere educación previa.
Por ejemplo, es posible que necesites un título en contabilidad o experiencia trabajando en contabilidad para otra empresa.
Algunas empresas también exigen que los contables tengan determinadas certificaciones.
Programar citas puede significar cualquier cosa, desde programar una reunión con un cliente hasta administrar el tiempo de vacaciones de un empleado.
Tu trabajo es asegurarte de que el propietario o ejecutivo de la empresa tenga suficiente tiempo en su día para realizar su trabajo sin que sus responsabilidades choquen en su agenda.
Otras actividades de programación podrían incluir programar consultas y enviar recordatorios a los clientes.
2. Ventas
Los asistentes virtuales en ventas suelen ayudar a aumentar los ingresos generando nuevos leads y clientes.
Es posible que debas realizar llamadas de ventas, enviar correos electrónicos, realizar investigaciones de mercado y administrar plataformas de contenido.
Las habilidades que funcionan bien en esta área incluyen la empatía y las habilidades de cierre.
Ten en cuenta que el proceso de ventas no siempre incluye realizar llamadas con clientes potenciales.
Tu función podría implicar ser el encargado de concertar citas para el equipo de ventas.
O bien, podría ser hacer un seguimiento de los clientes potenciales después de la llamada de ventas.
Tu trabajo de asistencia virtual posterior a la llamada se convierte en parte integral del proceso de cierre de empresa.
La investigación de mercado generalmente incluye descubrir qué servicios o productos quiere y necesita el cliente.
Es posible que también necesites utilizar software analítico para ayudar a dar sentido a los datos que ha recopilado de su investigación.
3. Servicio al cliente
Un asistente virtual en atención al cliente se encarga de atender las dudas y quejas de los clientes
Los representantes de servicio al cliente deben tener fuertes habilidades interpersonales, ser pacientes y poseer excelentes habilidades de resolución de problemas.
Ejemplo de trabajo de un asistente virtual
Cuando los clientes publiquen descripciones de trabajo, proporcionarán una muestra de lo que quieren que haga un asistente virtual.
A continuación te mostramos un ejemplo del trabajo requerido por los asistentes virtuales en la mayoría de las descripciones de trabajo de AV.
Responsabilidades de un asistente virtual:
Manejar el servicio de atención al cliente vía correo electrónico y teléfono.
Administrar listas de contactos
Crear y actualizar hojas de cálculo
Organizar calendarios
Copiar y pegar datos de una fuente a otra
Crear presentaciones
Organizar archivos y crear carpetas.
Programar reuniones
Requisitos y habilidades de un asistente virtual
Fuertes habilidades informáticas, incluido Microsoft Office Suite.
Experiencia previa
Diploma de escuela secundaria
Excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente.
Conocimiento de Google Calendar.
Atención a los detalles
Habilidades de manejo del tiempo
Habilidades organizativas
habilidad para trabajar de manera independiente
Entonces, ¿qué hacen los asistentes virtuales?
Proporcionan servicios que incluyen, entre otros, responder consultas de servicio al cliente, administrar cuentas de redes sociales, realizar investigaciones de mercado e ingresar datos.
Además de los servicios enumerados anteriormente, muchos AV también ofrecen habilidades especializadas como redacción publicitaria, desarrollo web y diseño gráfico.
Ya son muchas las empresas alrededor del mundo que optan por ofrecer este puesto, y México no es la excepción. La era digital ha permitido a muchos profesionales demostrar sus habilidades aun cuando no se encuentran físicamente en las empresas.